Captação de alunos: o que é, como fazer e quais as estratégias?

Atrair novos clientes é fator primordial para o sucesso de escolas e infoprodutores. Conheça as estratégias para a captação de alunos!

Atrair novos clientes regularmente é um pilar essencial para o sucesso de qualquer negócio. No caso das escolas e infoprodutores não é diferente: a captação de alunos deve estar no topo das prioridades, reunindo ações que visam conquistar potenciais alunos, transformando-os em matriculados.

Essa tarefa exige um planejamento estratégico, com foco na atração de leads, posicionamento de marca e táticas bem definidas. Uma captação efetiva exige também um esforço comercial e de marketing.

Para auxiliar nesse processo, separamos um guia com dicas práticas para aplicar no seu negócio e alavancar seus resultados. Desde os passos iniciais para captação de alunos, até as estratégias que irão te diferenciar da concorrência. 

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Mas antes, precisamos entender: afinal, o que é a captação de alunos?

O que é captação de alunos?

Em suma, a captação de alunos é um conjunto de esforços em marketing e vendas, com o objetivo de atrair interessados em seu curso ou instituição de ensino, transformando-os em alunos matriculados. Para isso, é necessário seguir algumas etapas básicas, que você vai conferir com mais detalhes neste artigo, são elas:

1. Estabeleça Metas e Orçamento

2. Defina a persona da empresa

3. Estruture o funil de Captação de Alunos

4. Defina os canais de aquisição de Leads

5. Acompanhe as taxas de conversão

6. Utilize Inteligência Artificial

7. Determine as Réguas de Relacionamento Automatizadas

8. Ofereça possibilidades de Prova Digital e Tour Virtual

9. Digitalize o processo de Matrícula

10. Utilize provas sociais de alunos

Quando essas ações estiverem bem definidas e implementadas, sua estratégia de atração de alunos terá muito mais chances de êxito.

1. Estabeleça Metas e Orçamento

A primeira etapa é a fase que irá nortear a estratégia de captação de alunos. A partir dela, será estabelecida a meta de matrículas a serem alcançadas considerando alguns fatores, como: a capacidade de atendimento e a disponibilidade de orçamento e o custo máximo para captação de aluno para alcançar o objetivo proposto.

Para auxiliar na definição de metas claras e mensuráveis, uma boa abordagem é utilizar a estratégia de Metas SMART, uma sigla baseada em 5 critérios: Specific (específico), Measurable (mensurável), Attainable (atingível), Relevant (relevante) e Time based (temporal). Esses preceitos auxiliam a organizar de forma prática o passo a passo até atingir o objetivo.

Por exemplo: para uma meta ser específica, é necessário traçar exatamente o que se pretende alcançar, assim como os responsáveis diretos por isso. Digamos que a finalidade seja aumentar em 15% as matrículas, é necessário definir quem deve trabalhar para atingir estes 15%, as ferramentas utilizadas etc.

Definido o objetivo, é preciso torná-lo mensurável, tendo clareza de como acompanhar os resultados alcançados. Por isso, é essencial que a meta seja realista e alcançável, levando em consideração a capacidade de atendimento da demanda.

Para que a meta seja relevante, é necessário que ela esteja clara para toda equipe, engajando os envolvidos em prol do bem comum, afinal, o crescimento no número de alunos irá gerar novas oportunidades e ganhos para os colaboradores. 

Por fim, o aspecto temporal tem relação com o prazo, determinando o tempo de trabalho até que o objetivo seja atingido.

2. Defina a persona da empresa

Definida a meta de vendas, agora é a hora de conhecer e definir a persona da empresa. Para isso, é preciso criar um personagem que define o potencial aluno. 

Dessa forma, será possível se comunicar com o público de forma a criar conexões que irão definir todo o processo da jornada de compras. A persona é um ser complexo, com problemas, dúvidas e dores que se relacionam com o serviço que sua escola/curso oferece, podendo ser solucionados pela sua instituição.

Para traçar sua persona, é preciso definir: nome, sexo, idade, profissão, hábitos, hobbies, estilo de vida, momento da jornada de compra em que se encontra, entre outras informações importantes e que irão auxiliar nas estratégias de comunicação.

Se você possui uma base de alunos, ela será a fonte ideal para começar a investigar e entender o perfil do seu público, o que também serve de base para a criação de personas. Mesmo que tenham perfis diferentes de matriculados, alguns deles tendem a exemplificar a sua persona.

3. Estruture o funil de Captação de Alunos

Após conhecer e definir o perfil do estudante ideal, é a hora de definir o processo trilhado até a matrícula: desde o início, quando o aluno percebe que tem uma dor a solucionar, até passar pelas dúvidas, pesquisar pelas opções disponíveis no mercado, até tomar a decisão final e fechar o contrato com a sua empresa.

O funil de vendas é tradicionalmente formado por três etapas:

Topo de Funil: nesse primeiro contato, os potenciais alunos estão descobrindo uma necessidade a ser resolvida, seja porque precisam se inserir ou diferenciar no mercado de trabalho, ou porque desejam adquirir novos conhecimentos.

Esses visitantes podem chegar online, por meio de redes sociais, pesquisa orgânica no Google ou anúncios de mídia paga. 

Meio de Funil: trata-se da fase de consideração, quando o visitante já fez pesquisas sobre o assunto e passa a considerar qual a melhor solução para sua necessidade.

Nessa etapa, o futuro aluno passa a considerar alguns critérios para chegar à escolha final: conteúdo do curso, preço, qualificação dos professores, reputação da instituição, entre outros. 

Para encantá-lo, é importante investir em conteúdos que destaquem os diferenciais oferecidos pelo seu curso/escola, depoimentos positivos de ex-alunos, conteúdos ricos sobre assuntos de interesse do visitante, etc. 

Ao demonstrar interesse em sua instituição, o visitante se torna um lead, fornecendo dados pessoais (nome, email, telefone) por meio um algum cadastro ou landing page, em troca de algum conteúdo ofertado. 

Fundo de Funil:  fase de decisão, quando esse lead já se educou sobre a sua solução, passando a ser um lead qualificado, ou MQL – Marketing Qualified Lead (Lead Qualificado de Marketing). Nesse momento, é possível que ele entre em contato com a sua instituição para tirar dúvidas sobre seu curso de interesse.

No final da jornada, é essencial que a equipe comercial esteja preparada para sanar todos os questionamentos dos futuros alunos, oferecendo uma boa experiência a eles.

Após conhecer e analisar todas as etapas do processo de matrícula, é necessário definir os canais de comunicação utilizados para atração de leads.

4. Defina os canais de aquisição de Leads

Para atrair, construir e manter um bom relacionamento com os alunos e potenciais alunos, é essencial que a instituição de ensino possua canais de comunicação muito bem definidos, sendo indispensáveis para uma boa estratégia de marketing.

Na parte de aquisição, são canais indispensáveis:

Site

Possuir um site otimizado é crucial para construir uma presença digital sólida, além de ser um dos primeiros contatos do lead com o seu produto/solução. Para um site ser considerado otimizado, é essencial investir em algumas ações básicas:

  • Otimização para mobile;
  • SEO;
  • Conteúdos de qualidade (blogs, materiais ricos);
  • Inserir call to actions que auxiliem no funil de conversão.

É necessário sempre considerar a experiência do usuário em todos os canais, e no site, uma boa navegabilidade é um fator decisivo para a tomada de decisão, trazendo bons retornos a curto e longo prazo.

Landing Page

Criar uma landing page que cativa e encanta os estudantes é um passo crucial para conquistar mais vendas. É nela que você vai destacar, principalmente, todos os benefícios que o seu curso pode trazer para o aluno. 

Uma dica essencial é: pintar o quadro do prazer, isso quer dizer: mostrar como vai a vida do visitante vai melhorar com o curso, gerando urgência para que ele se inscreva.

Redes Sociais

Uma vez que você conhece seu público, saber se conectar com ele por meio de uma estratégia de social media é uma excelente oportunidade para estreitar esses laços. Foque em entregar bons conteúdos, sempre buscando levar o usuário para seu site, ou mesmo para o contato direto com a equipe comercial.

Hoje, as redes sociais mais utilizadas pelos brasileiros são:

  • Instagram;
  • Tik Tok;
  • WhatsApp;
  • Youtube;
  • Facebook;
  • Linkedin.

Ao definir as redes sociais utilizadas para captação de leads, é essencial levar em conta o perfil da persona da empresa. Cada persona possui suas preferências em relação ao modo de contatar e conhecer empresas, e cabe a você conhecer seu público para decidir quais canais incluir na estratégia.

Para se vender por meio das redes sociais, algumas dicas práticas:

Entenda qual a rede social preferida do seu público – não é todo mundo que usa ativamente o Facebook, por exemplo, e o LinkedIn é majoritariamente utilizado para conteúdos relativos a trabalho.

Crie uma identidade própria da sua marca – isso tem a ver não só com o visual das suas postagens, mas também linguagem (por exemplo: seu público gosta de conteúdo mais técnico? Ou mais no estilo dica de amigo? Conheça o seu público).

Conheça a concorrência e outras páginas de interesse que o seu público segue – muito importante: não copie a concorrência – estude-a, entenda o que seu público gosta nela e reflita se faz sentido para a sua marca. Se sim, encontre a sua forma de utilizar o que gostou.

Email 

O email continua sendo uma excelente ferramenta para estabelecer uma comunicação com o público. Um fluxo de emails bem direcionado para seus futuros alunos pode entregar os conteúdos certos, no momento da compra em que ela se encontra.

Captar e alimentar uma lista de contatos obtida através dos outros pontos de contato aumentam suas chances de obter bons resultados. Para isso, aposte em conteúdos relevantes e chamadas para ação (CTAs) atrativas.

Ligação telefônica 

Além das estratégias online, o telefone também é um fator muito importante para a captação de alunos. 

Em suma, a primeira ligação de um potencial aluno tende a ser com intuito de sanar dúvidas. Por isso, é importante estar pronto para fornecer todas as informações necessárias, além de uma oportunidade para obter dados de contato: nome, email, telefone do lead.

Com esses dados em mãos, é possível criar uma comunicação segmentada para contatos que chegaram através do telefone, por exemplo.

5. Acompanhe as taxas de conversão

Uma boa estratégia de atração de alunos também depende do gerenciamento de leads.  Esse processo se inicia desde a captação, acompanhando a evolução deste lead até o momento da matrícula. 

A taxa de conversão diz respeito à quantidade de pessoas que converteram ao longo do processo, passando de “curiosos”, a “compradores”. 

Para aumentar os resultados, é essencial conhecer os números no processo de captação em cada uma das fases. A partir destes números, a equipe deve analisar com cuidado para embasar futuras ações e corrigir possíveis gargalos apresentados no funil de vendas. 

A grande sacada para melhorar as taxas de conversão é aumentá-las de uma fase para outra. Dessa forma, você não precisará fazer grandes investimentos para atingir e conquistar mais alunos. 

6. Conte com a Inteligência Artificial

A Inteligência Artificial, IA, é o processo de usar computadores e máquinas para “imitar” a percepção humana, auxiliando na tomada de decisões e outros processos para concluir uma determinada tarefa, otimizando processos de rotina.

O uso de Inteligência Artificial para alavancar resultados na captação de alunos já é uma realidade possível. As possibilidades são diversas: FAQ inteligente e chatbot, sistema de pontuação por Lead Scoring, em suma, a IA (Inteligência Artificial) oferece alternativas para tornar a captação de alunos mais prática e automatizada.

FAQ inteligente e chatbot

Para solucionar dúvidas dos alunos, as FAQs inteligentes e os chatbots são diferenciais competitivos aos olhos dos alunos que buscam soluções rápidas. Disponíveis 24h, com respostas rápidas e automatizadas, a combinação de marketing e inteligência artificial ajuda a acelerar o processo de tomada de decisão dos leads.

Sistema de pontuação por Lead Scoring

O Leadscoring é um sistema de pontuação de leads que permite atribuir pontos a cada contato interessado, de acordo com interações e ações tomadas por eles em cada etapa do funil.

De acordo com esses dados, a IA é capaz de identificar aqueles com maior probabilidade de fecharem negócio. Com essas informações em mãos, fica mais fácil para a equipe comercial focar os esforços em contatos que possuem mais chance de conversão.

7. Determine as Réguas de Relacionamento Automatizadas

Uma régua de relacionamentos pode ser definida como uma sequência de ações de comunicação, que visa construir uma relação mais sólida com os leads e alunos.

Para definir e automatizar as réguas de relacionamento, é necessário definir as comunicações para cada momento do funil.

O envio de cada ação deve ser ajustado de acordo com a estratégia que sua instituição definiu. Ou seja, você pode programar quantas ações achar necessárias, visando melhorar suas campanhas de captação e retenção de alunos. 

Com uma régua de relacionamento automatizada, é possível programar e-mails, SMS, ligações para manter o aluno engajado e ativo. Na hora de definir as comunicações, lembre-se de que está conversando com uma pessoa. Por isso, use um tom mais pessoal e passe mensagens que façam sentido para o lead naquele momento.

Para realizar estas automatizações, trabalhar o funil de alunos e melhorar seus resultados, você pode contar com um sistema CRM. 

8. Ofereça possibilidades de Prova Digital e Tour Virtual

Se sua instituição de ensino oferece aulas presenciais, uma boa alternativa para captar mais alunos é oferecendo opções de Prova Digital e Tour Virtual. Dessa forma, mesmo sem sair de casa, os possíveis alunos podem conhecer seu espaço de forma rápida e prática.

O tour virtual pode ser gravado, permitindo que os interessados assistam quantas vezes acharem necessário. O que também pode ser útil caso estejam indecisos entre a sua escola e uma outra. 

Já a prova digital permite que o aluno conte com mais flexibilidade e comodidade para realizar a avaliação de qualquer lugar, de forma segura e confiável, oferecendo mais um diferencial positivo.

9. Ofereça uma matrícula digital

Ao permitir que o processo de matrículas seja completamente digital, a instituição oferece mais rapidez e comodidade para o aluno. Para isso, um sistema de gestão de pagamentos pode ser essencial ao facilitar e automatizar processos.

Além de beneficiar os alunos, o sistema de gestão auxilia no controle de inadimplência, exclusão das filas e do tempo de espera, diminuição dos custos da instituição com a contratação de equipe, emissão de documentos, formulários impressos, etc. 

Com o ProviPay, por exemplo, você conta com um checkout rápido e experiência fluida para seus alunos, acessando todas as solicitações e informações das vendas em um só lugar.

10. Utilize provas sociais de alunos

A prova social é ferramenta importante de persuasão para conquistar novos clientes. Por meio de opiniões, comentários e feedbacks positivos, possuem a capacidade de ajudar a fortalecer a autoridade da sua marca e aumentar a confiança dos consumidores que estão conhecendo seu produto ou serviço.

Para captar provas sociais, é possível realizar algumas ações:

  • Reunindo comentários e mensagens de agradecimento: se possível, peça autorização para utilizar nome e foto do aluno e gerar mais credibilidade;
  • Compartilhando os comentários e feedbacks;
  • Incluindo os comentários e feedbacks de alunos em seu site/página de vendas;
  • Valorizando e divulgados resultados positivos dos alunos;
  • Dando destaque ao número de clientes atendidos.

Estratégias off-line para captação de alunos

Além das estratégias de atração online, outras estratégias são essenciais para diversificar os pontos de contato com o público. Afinal, as ações presenciais também podem ser estratégicas a fim de estreitar os laços com os futuros alunos.

Confira algumas ações para realizar off-line e captar interessados em seu curso:

Eventos para captação de alunos

Seja organizando eventos da própria instituição, ou participando/ patrocinando eventos culturais, festas e shows da cidade, estar presente na comunidade é importante para aumentar o conhecimento de marca.

Esse tipo de ação é ideal para entrar em contato direto com o público-alvo, entender suas dores, sanar dúvidas e concretizar a venda de maneira mais direta. 

Para se destacar, sua empresa também pode investir em brindes, ações interativas, ou seja, algo que marque positivamente a sua marca na memória dos potenciais alunos.

Visitas e Palestras em Instituições Parceiras

Assim como os eventos, as palestras também são uma excelente oportunidade para atrair interessados. Construir parcerias com empresas e instituições também auxilia na divulgação e propagação da marca a mais pessoas.

Ao realizar visitas e palestras, é possível focar em temas que são relevantes para os leads. Por meio delas, também é possível solicitar um cadastro com nome e e-mail dos participantes para fornecer um certificado. Dessa forma, você capta mais pessoas para sua base de contatos.

Orientação Vocacional 

Outra forma de realizar a captação de alunos é através da orientação vocacional, para se destacar dos concorrentes e criar uma relação mais próxima com os possíveis clientes. Por meio dela, é possível orientar os alunos sobre possíveis carreiras que eles poderão seguir, de acordo com seus objetivos e perfil comportamental.

Para isso, contar com o auxílio de um profissional da psicologia é fundamental, pois ele irá esclarecer dúvidas, estimulando reflexões e mostrando os potenciais caminhos a serem seguidos.

Além de estimular o autoconhecimento, a orientação vocacional ajuda a criar uma conexão mais profunda com os estudantes, aumentando a confiança em sua instituição de ensino.

Faça convênios com empresas

Para alcançar ainda mais potenciais clientes, uma boa maneira é firmando convênios com empresas ou associações.

Ao oferecer condições especiais por meio de descontos ou financiamento do curso para os funcionários ou membros da instituição, aumenta-se a chance de captar muitos alunos de uma só vez.

Programa de Indicações 

Você sabia que, segundo uma pesquisa realizada pela Nielsen, 92% dos consumidores do mundo todo afirmam que confiam totalmente na indicação de um amigo ou familiar, acima de qualquer outra forma de propaganda? 

O “boca a boca” segue sendo uma das formas mais importantes para o fortalecimento e conhecimento de marca. Por isso, implementar ações que fomentem a indicação de novos clientes por meio dos alunos já matriculados é uma excelente estratégia.

Os Programas Member Get Member são programas de indicação onde o cliente indica amigos ou conhecidos para conhecerem a marca, e assim, tornarem-se alunos também. Em troca, o indicador recebe uma recompensa por isso: pode ser um brinde, descontos na mensalidade, prêmios, entre outros.

Para obter sucesso na ação, uma boa divulgação por meio dos principais canais de comunicação com os alunos é essencial.

Compra de Leads

Uma outra possibilidade para captação de alunos, apesar de não ser muito indicada, é a compra de leads. Isso porque, como vimos anteriormente no funil de vendas, para que um lead chegue ao estágio da compra, é necessário que ele passe por todo o processo de qualificação.

Contudo, por meio da compra de uma lista de leads é possível ganhar velocidade para ganhar contatos, apesar de eles serem considerados “frios”.

Como funciona a compra de leads?

É possível comprar leads por meio de empresas que geram listas de contatos com diferentes perfis de consumidores, com uma espécie de “catálogo” com diferentes segmentações. Com os dados dos contatos: nome, telefone, email em mãos, a empresa realiza uma abordagem ativa de vendas.

Por ser uma prática que pode ser considerada antiética, é preciso ter cuidado ao abordar esses leads, apresentando a empresa de uma maneira responsável.

Qual o passo seguinte após a captação de alunos?

Um processo de captação bem definido é a peça-chave para garantir uma entrada contínua de alunos, seja para escolas ou infoprodutores que realizam o lançamento de cursos. Ao colocar todas essas estratégias em prática, sua instituição estará trabalhando no fortalecimento da marca, além de contribuir para o fluxo financeiro dela.

Com um bom planejamento, é possível expandir a atuação no mercado e atingir cada vez mais estudantes. E, para obter melhores resultados, além de apostar na entrada de novos alunos, é importante investir na permanência deles, por meio da retenção

Segundo Philip Kotler, “conquistar um novo cliente custa entre 5 e 7 vezes mais do que manter um atual”, por isso, sua estratégia não deve terminar na captação de um novo aluno. Após esse processo de conversão, é essencial manter ações recorrentes para manter um bom relacionamento com os matriculados, contribuindo para o fortalecimento dessas relações.

Uma das estratégias para encantar e manter os alunos engajados é oferecer formas de pagamento diversificadas e facilitadas, e para isso, você pode contar com as soluções financeiras da Provi. Somos uma fintech que busca, por meio de uma plataforma completa, descomplicar a vida de estudantes, escolas e infoprodutores.
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